top of page

A találkozók aranyszabályai

Találkozások és tárgyalások időben és minőségben is különböznek

A találkozók mindennapos részei a vállalati életnek, de gyakran nem produktívak és időpocsékolásnak tűnnek.


A nem produktív találkozók jellemzői:


  • Nincs világos napirend,


  • Túl sok a résztvevő: a túl sok résztvevővel rendelkező találkozók kaotikusak és nem produktívak,


  • Rossz találkozóvezetés: azok a vezetők, akik nem rendelkeznek a találkozók hatékony vezetésére vonatkozó készségekkel, még kevésbé produktív találkozókat tartanak,


  • Kognitív torzítások: a vezetők túlértékelhetik saját találkozóiknak az értékét, míg a résztvevők alábecsülhetik őket.


A nem produktív találkozók megoldásai

A vállalatok számos dolgot tehetnek az üzleti találkozók hatékonyságának javítása érdekében, többek között:


  • Támogatás nyújtás a találkozók hatékony vezetésére vonatkozó képzésben,


  • Résztvevői visszajelzés gyűjtése: a cégek visszajelzést gyűjthetnek a résztvevőktől a találkozóik minőségéről,


  • A Google 50/25 szabályának használata: az 50/25 szabály azt javasolja, hogy az egyórás találkozókat 50 percre, a 30 perces találkozókat pedig 25 percre rövidítsük,


  • Huddle-ok használata: gyors, álló találkozók, amelyeket a napi feladatok és a célok előrehaladásának megvitatására lehet használni,


  • A találkozók előkészítése: a vezetőknek ugyanúgy fel kell készülniük a találkozókra, mint más fontos eseményekre,


  • A találkozók kis méretűnek kell lenniük: a találkozóknak csak azokat az embereket kell magukba foglalniuk, akik elengedhetetlenek a megbeszéléshez,


  • A technológia zavaró tényező lehet némely találkozók során, ezért fontold meg a technológiamentes találkozók megtartását,


  • A brainwriting használata: ez egy olyan technika, amelyet kreatív ötletek generálására lehet használni,


  • A csendes olvasás használata: a csendes olvasás helyettesítheti a prezentációkat, ami időt takaríthat meg és mélyebb beszélgetésekhez vezethet.


A találkozók gyakran frusztráló élményt jelenthetnek.

Egy közelmúltbeli felmérésben 3164 munkavállaló a találkozókat értékelte a munkahelyi időpazarlás legjelentősebb okaként. A rossz találkozók becslések szerint évente 250 milliárd dollár időpazarlást okoznak.


Emellett pszichológiai költségekkel is jár, például az alkalmazottak frusztrációjával és az idővel, amelyet egy rossz találkozó utáni lecsendesedésre fordítanak.


De a találkozókon eltöltött idő csak növekszik. Az Egyesült Államokban naponta több mint 55 millió találkozó zajlik.


A találkozókat nem lehet megszüntetni. Ez egy kultúrális adó, amelyet egy szervezet a csapatmunka, a kommunikáció és kohézió létrehozásáért fizet.


Ismerd meg magad

A bizonyítékok arra utalnak, hogy a vezetők következetesen kedvezőbben értékelték saját találkozóikat, mint más résztvevők. Egy Verizon által végzett telefonos felmérés szerint a válaszadók 79%-a rendkívül vagy nagyon produktívként értékelte a saját kezdeményezésére szervezett találkozókat, szemben a kollégák által kezdeményezett találkozók 56%-ával.


Mit tehetnek a szervezetek?

A torzítások leküzdésének elősegítésére a szervezeteknek minőségi képzést kell biztosítaniuk a vezetőknek a találkozók hatékony vezetésében. Az éves alkalmazotti elkötelezettségi felméréseknek és 360 fokos visszajelzési felméréseknek tartalmazniuk kell a találkozók minőségével kapcsolatos paramétereket.


Ez még a Fortune 500 cégekben is ritka. Egyes vállalatok komolyan veszik a találkozók minőségét. A Weight Watchers érintőképernyős tableteket telepített a konferenciatermeken kívülre, ahol az alkalmazottak egyszerű ötfokú skálán értékelhették a találkozókat. Ez segített nekik felmérni a találkozók minőségét, megfelelő intervenciókat tervezni, és mérni az intervenciók hatékonyságát a találkozók minőségének javításában.


Küldjön visszajelzést!

A vezetőknek figyelniük kell az informális jelekre, például a résztvevők telefonon végzett multitaskingjára és a mellékbeszélgetésekre, hogy érzékeljék, hogy a találkozó dinamikája nem ideális.


A legjobb, ha háromhavonta egyszer névtelen rövid felméréssel értékelik a találkozók minőségét. Egy egyszerű kérdéskör lehet például:


  • Mit kellene abbahagyni egy találkozóvezetőnek?


  • Mit kellene elkezdeni, amit jelenleg nem csinálnak?


  • Mi működik jól, és mit kellene folytatni?


A felmérés utasításainak világosan kommunikálniuk kell a vezető azon szándékát, hogy javítsa a találkozók minőségét.


Fogadd el a szolgáló vezetés filozófiáját!

A szolgáló vezetés hatékony módja annak, hogy kedvező találkozó környezetet teremtsen, ahol minden résztvevő tudása, tehetsége és készségei előtérbe kerülnek. A szolgáló vezető értékeli mások idejét, és ezt ismeri el a személyes és szervezeti siker alapvető elemének.


Ez gondos tervezést és a napirend, a célok, a témakörök sorrendjének és a találkozási stratégiák meghatározását igényli.


A hatékony találkozóvezetési viselkedés közé tartozik: a pontos időbetartás és a találkozó tempója!

bottom of page