A találkozók aranyszabályai
Találkozások és tárgyalások időben és minőségben is különböznek
A találkozók mindennapos részei a vállalati életnek, de gyakran nem produktívak és időpocsékolásnak tűnnek.
A nem produktív találkozók jellemzői:
Nincs világos napirend,
Túl sok a résztvevő: a túl sok résztvevővel rendelkező találkozók kaotikusak és nem produktívak,
Rossz találkozóvezetés: azok a vezetők, akik nem rendelkeznek a találkozók hatékony vezetésére vonatkozó készségekkel, még kevésbé produktív találkozókat tartanak,
Kognitív torzítások: a vezetők túlértékelhetik saját találkozóiknak az értékét, míg a résztvevők alábecsülhetik őket.
A nem produktív találkozók megoldásai
A vállalatok számos dolgot tehetnek az üzleti találkozók hatékonyságának javítása érdekében, többek között:
Támogatás nyújtás a találkozók hatékony vezetésére vonatkozó képzésben,
Résztvevői visszajelzés gyűjtése: a cégek visszajelzést gyűjthetnek a résztvevőktől a találkozóik minőségéről,
A Google 50/25 szabályának használata: az 50/25 szabály azt javasolja, hogy az egyórás találkozókat 50 percre, a 30 perces találkozókat pedig 25 percre rövidítsük,
Huddle-ok használata: gyors, álló találkozók, amelyeket a napi feladatok és a célok előrehaladásának megvitatására lehet használni,
A találkozók előkészítése: a vezetőknek ugyanúgy fel kell készülniük a találkozókra, mint más fontos eseményekre,
A találkozók kis méretűnek kell lenniük: a találkozóknak csak azokat az embereket kell magukba foglalniuk, akik elengedhetetlenek a megbeszéléshez,
A technológia zavaró tényező lehet némely találkozók során, ezért fontold meg a technológiamentes találkozók megtartását,
A brainwriting használata: ez egy olyan technika, amelyet kreatív ötletek generálására lehet használni,
A csendes olvasás használata: a csendes olvasás helyettesítheti a prezentációkat, ami időt takaríthat meg és mélyebb beszélgetésekhez vezethet.
A találkozók gyakran frusztráló élményt jelenthetnek.
Egy közelmúltbeli felmérésben 3164 munkavállaló a találkozókat értékelte a munkahelyi időpazarlás legjelentősebb okaként. A rossz találkozók becslések szerint évente 250 milliárd dollár időpazarlást okoznak.
Emellett pszichológiai költségekkel is jár, például az alkalmazottak frusztrációjával és az idővel, amelyet egy rossz találkozó utáni lecsendesedésre fordítanak.
De a találkozókon eltöltött idő csak növekszik. Az Egyesült Államokban naponta több mint 55 millió találkozó zajlik.
A találkozókat nem lehet megszüntetni. Ez egy kultúrális adó, amelyet egy szervezet a csapatmunka, a kommunikáció és kohézió létrehozásáért fizet.
Ismerd meg magad
A bizonyítékok arra utalnak, hogy a vezetők következetesen kedvezőbben értékelték saját találkozóikat, mint más résztvevők. Egy Verizon által végzett telefonos felmérés szerint a válaszadók 79%-a rendkívül vagy nagyon produktívként értékelte a saját kezdeményezésére szervezett találkozókat, szemben a kollégák által kezdeményezett találkozók 56%-ával.
Mit tehetnek a szervezetek?
A torzítások leküzdésének elősegítésére a szervezeteknek minőségi képzést kell biztosítaniuk a vezetőknek a találkozók hatékony vezetésében. Az éves alkalmazotti elkötelezettségi felméréseknek és 360 fokos visszajelzési felméréseknek tartalmazniuk kell a találkozók minőségével kapcsolatos paramétereket.
Ez még a Fortune 500 cégekben is ritka. Egyes vállalatok komolyan veszik a találkozók minőségét. A Weight Watchers érintőképernyős tableteket telepített a konferenciatermeken kívülre, ahol az alkalmazottak egyszerű ötfokú skálán értékelhették a találkozókat. Ez segített nekik felmérni a találkozók minőségét, megfelelő intervenciókat tervezni, és mérni az intervenciók hatékonyságát a találkozók minőségének javításában.
Küldjön visszajelzést!
A vezetőknek figyelniük kell az informális jelekre, például a résztvevők telefonon végzett multitaskingjára és a mellékbeszélgetésekre, hogy érzékeljék, hogy a találkozó dinamikája nem ideális.
A legjobb, ha háromhavonta egyszer névtelen rövid felméréssel értékelik a találkozók minőségét. Egy egyszerű kérdéskör lehet például:
Mit kellene abbahagyni egy találkozóvezetőnek?
Mit kellene elkezdeni, amit jelenleg nem csinálnak?
Mi működik jól, és mit kellene folytatni?
A felmérés utasításainak világosan kommunikálniuk kell a vezető azon szándékát, hogy javítsa a találkozók minőségét.
Fogadd el a szolgáló vezetés filozófiáját!
A szolgáló vezetés hatékony módja annak, hogy kedvező találkozó környezetet teremtsen, ahol minden résztvevő tudása, tehetsége és készségei előtérbe kerülnek. A szolgáló vezető értékeli mások idejét, és ezt ismeri el a személyes és szervezeti siker alapvető elemének.
Ez gondos tervezést és a napirend, a célok, a témakörök sorrendjének és a találkozási stratégiák meghatározását igényli.
A hatékony találkozóvezetési viselkedés közé tartozik: a pontos időbetartás és a találkozó tempója!