Böjte Csenge elmondja hatással volt e a munkájára a covid időszaka; milyen információkat kell tudni mielőtt rendezvényszervezőt fogadunk; mik az első lépések esemény szerevezésénél; milyen problémákra nem gondolnak a megrendelők; mitől függ a rendezvény ára
Covidos időszak hatása a munkájára
Akkoriban Csenge még nem rendezvényszervezői cégnél dolgozott, így akkor még őt nem befolyásolta nagy mértékben. Véleménye szerint ez a szakma olyan, hogy kicsit mindenhez kell érteni (marketing, grafika, social media kezelés), ezért is volt jó, hogy ebben az időszakban marketinges cégnél dolgozott, ahol tanulhatott és kapcsolatokat épített.
„Mostanra azt látjuk, már most azért teljesen visszaállt, hogy azért szeretnek tényleg találkozni az emberek.”
A pozitív oldala a covidos időszaknak, hogy megszokottá vált az online meeting, megbeszélés, és ez sokkal kevesebb időt vesz igénybe (nem kell utazni), könnyebb megvalósítani. Közben pedig tudatosult az emberekben, hogy milyen rossz a bezártság, milyen értékkel bír az, ha ki lehet menni eseményeken részt venni, felértékelődtek a rendezvények.
Információk, amiket tudni kell egy szervező felkeresése előtt
Kérdések, amire tudni kell a választ:
Milyen rendezvényről van szó? (magán, céges, egyéb)
Kinek szervezzük az eseményt?
Milyen volumenű legyen a rendezvény?
Mennyi a büdzsé?
Kik a meghívottak?
Milyen legyen az étkezés?
Melyik napszakban kerül megrendezésre az esemény?
Milyen dekoráció legyen?
Lebonyolítási forgatókönyvet kell írni!
Folyamatosan kapcsolatot kell tartani az ügyfelekkel!
„Bármikor bárhol lehet csinálni eseményt csak jól kell.”
Rendezvényszervezés első lépései
A megrendelő felkeresi a szervezőt. Megtörténik a kapcsolatfelvétel.
Megbeszélik, hogy milyen legyen az esemény.
Dátum és létszám lefixálása.
Büdzsé meghatározása.
Innentől kezdődik a szervezés, aminek az első lépése általában a helyszín keresése.
Catering cég keresése.
Egyéb feladatok: technikai feltételek, kell e hangosítás; részletek leszervezése.
Problémák, amikre a megrendelők nem gondolnak
Az egyik jellemző dolog, hogy a helyszín nem olyan élőben mint a social media felületeken, például sokkal többe kerül feldíszíni, mint az gondolná a megrendelő, és emiatt lehet, hogy bele sem fér a büdzsébe.
„Ilyenkor kell a kreativitás, hogy akkor jó, de miből oldjuk meg és hogyan csináljuk meg.”
Olyan is van, hogy az ügyfél ragaszkodik egy helyszínhez, de a létszám nem fér be olyan technika feltételekkel, amiket elgondolt. A vendégek kényelme fontosabb, mivel ha nem érzik jól magukat, akkor az esemény sem fog olyan jól sikerülni, mint ahogy azt eltervezte a megrendelő.
Továbbá probléma lehet, hogy ha nem megfelelő ételt választanak, vagy nem elegendő mennyiségűt, szintén rossz végeredményhez vezethet.
„Érdemes hallgatni a szervezőkre, hiszen ők több éves tapasztalatból mondják ezeket a dolgokat, nem azért, hogy irányítsák a megrendelőt, hanem jó szívvel javasolják ezeket.”
Mennyibe kerül egy rendezvény?
A rendezvény szervezésének költségei jelentős mértékben változhatnak attól függően, hogy milyen típusú rendezvényről van szó, mekkora a vendégek száma, az esemény időtartama, a helyszín, a dekoráció, a catering és a programok jellege. Ezen tényezők függvényében nehéz pontos összeget megadni, mivel minden rendezvény egyedi követelményekkel és költségekkel jár.
Rendezvény árát befolyásoló tényezők:
Helyszín: A helyszín ára jelentős részt képviselhet a költségekben. Egy népszerű vagy luxus helyszín drágább lehet, míg egy egyszerűbb vagy kevésbé ismert helyszín olcsóbb lehet.
Vendégek száma: A vendégek száma közvetlenül befolyásolja a költségeket, mivel több emberre kell gondolni a catering, a székek, az asztalok és a szükséges infrastruktúra tekintetében.
Catering: Az étel-ital szolgáltatás ára jelentős lehet. Attól függően, hogy milyen típusú ételt és italt szeretne kínálni, valamint hogy mennyi emberre kell számítani, az árak jelentősen változhatnak.
Technikai felszerelés: Ha hangosítás, fénytechnika vagy egyéb technikai berendezések szükségesek, ezek is költségeket jelenthetnek.
Dekoráció: A dekoráció és a virágok költségei szintén befolyásolhatják a rendezvény költségeit. Az egyszerűbb vagy kevesebb dekorációval rendelkező rendezvények általában olcsóbbak.
Programok és szórakozás: Ha különleges programokat, élőzenét vagy szórakoztató eseményeket szeretne szervezni, ezeknek a költségei is hozzáadódnak a teljes költségvetéshez.
„A legtöbb költség egyébként mindig a cateringen van.”
Olvass tovább!
További cikkek a témában:
Böjte Csenge: covid, információk, első lépések, problémák, rendezvény ára
Böjte Csenge: visszajelzés, kapcsolat, segítők, problémák, mikor fogadjunk fel szervezőt
コメント