top of page

Magyar Business Blog

Post: Blog2_Post

Böjte Csenge: visszajelzés, kapcsolat, segítők, problémák, mikor fogadjunk fel szervezőt

Böjte Csenge hogyan kap visszajelzést a vendégektől; véleménye a rendezvényszervező és a megrendelő kapcsolatáról; mitől függ hány segítőre van szükség; vállalkozók problémái; mikor érdemes felfogadni egy szervezőt


<< 3/4 >>


Különleges rendezvények


„Hát a fesztiválok azok mindig azok és szuperek szerintem.”

Csengének még nem volt lehetősége egy nagy fesztivál szervezésében részt venni. Véleménye szerint nagyon sok munka egy ilyen esemény szervezése, rengeteg lépésből áll, sok ember vesz részt benne, akiket koordinálni kell.



Visszajelzés a vendégektől


Az egyik opció az, ha ott van a szervező az eseményen, figyeli a vendégek reakcióit, gesztusait, kommunikációit. Esetleg meg is lehet kérdezni őket, hogy mindennel elégedettek e vagy szükségük van valamire.


A leggyakoribb verzió, hogy a megrendelőtől kap visszajelzést a szervező. Ebben az esetben, van olyan, hogy ő és a vezetők jól érzik magukat, akkor már jól sikerült az esemény.


Olyan eset is van, amikor a szervező az eseményen egy ember véleménye miatt nem változtat egy adott dolgon, például a hőmérséklet esetén, legyen az légkondi vagy fűtés, lehet csak neki van melege vagy csak ő fázik, de a többi ember jól érzi magát, akkor nem változtatnak, csak ha több ember jelzi vissza, hogy nem jó az adott dolog.



Rendezvényszervezők és megrendelők kapcsolata


Csenge a személyes találkozást nagyon ajánlja az ügyfeleknek a rendezvényszervezővel, mert így hamar kiderül, hogy szimpatikusak e egymásnak, egy hullámhosszon vannak e. Ha nincs meg a megfelelő összhang közöttük, akkor nem fognak tudni együtt működni, és végig az esemény szervezése során együtt dolgozni.


A rendezvényszervezőnek törekednie kell a kérések megvalósítására, a megrendelő kívánságainak teljesítésére. Az ügyfelek azért általában hallgatnak a szervezőre, a tapasztalatai miatt megbíznak benne.



Mitől függ hány segítő van egy eseményen?


A segítők száma egy eseményen több tényezőtől függ:


  • Esemény típusa és mérete: Nagyobb és összetettebb események általában több segítőt igényelnek. Például egy konferencia, egy esküvő vagy egy sportrendezvény több személyzetet igényelhet a logisztika, a regisztráció, a kiszolgálás és más feladatok ellátásához.


  • Vendégek száma: A vendégek száma közvetlen hatással van a szükséges segítők számára. Minél több vendég van jelen, annál valószínűbb, hogy több segítőre van szükség a szolgáltatások biztosításához és a vendégek kiszolgálásához.


  • Rendezvény jellege és komplexitása: Egy egyszerűbb esemény, például egy kis informális találkozó kevesebb segítőt igényelhet, míg egy összetett rendezvény, például egy kiállítás vagy egy gálavacsora több segítőt igényelhet a különböző területeken.


  • Tevékenységek és programok: Ha az eseményen több tevékenység, program vagy szórakoztató elem van, akkor nagyobb valószínűséggel lesz szükség több segítőre, akik felügyelik és irányítják ezeket a tevékenységeket.


  • Helyszín és logisztika: A rendezvény helyszíne és a logisztikai kihívások befolyásolhatják a szükséges segítők számát. Ha például több helyszínen zajlanak az események vagy nagy területen kell dolgozni, akkor több segítőre lehet szükség az irányításhoz és a koordinációhoz.


  • Szolgáltatások és igények: Ha különféle szolgáltatásokat nyújtasz az eseményen, például catering, italok, technikai támogatás stb., akkor ezek a szolgáltatások további segítők bevonását igényelhetik.



Vállalkozók problémái


Csenge szerint nagyon sokan vannak a szakmában mint szervezők, ezért érdemes megtalálni azokat az irányzatokat, amiket senki vagy csak kevesen képviselnek, ezáltal be lehet vonzani a témában érdekelt ügyfeleket.


Nehézség lehet nagyobb cégeknél dolgozóknak, hogy a mesterséges intelligencia egyre szélesebb körben való elterjedése egyes emberek munkáját elveheti, míg kisebb vállalkozások esetén ez segítség lehet egy-egy szöveg vagy kép vagy más anyag szerkesztésében, megalkotásában.


A következő nehézség az az egyediség, kitűnni a tömegből, mivel egyre többen vállalkoznak kell valami, amiért az ügyfél téged választ.



Mikor érdemes egy vállalkozásnak rendezvényszervezőt fogadni?


Egy vállalkozásnak érdemes egy rendezvényszervezőt fogadni, amikor az alábbi

helyzetek közül bármelyik jellemző:


  • Korlátozott idő és erőforrások: Ha a vállalkozásnak nincs elegendő idő, szakértelem vagy erőforrás a rendezvény szervezéséhez és lebonyolításához, érdemes egy rendezvényszervező segítségét kérni. Ezzel a módszerrel a vállalkozásnak nem kell elvonnia a figyelmét a napi tevékenységektől vagy más stratégiai feladatoktól.


  • Komplex rendezvény: Ha a rendezvény nagy méretű, összetett vagy különleges igényekkel rendelkezik, akkor egy rendezvényszervező tapasztalata és hozzáférése a megfelelő forrásokhoz és szolgáltatókhoz segíthet a rendezvény sikeres lebonyolításában. A rendezvényszervezők széleskörű kapcsolatrendszerekkel rendelkezhetnek és rutinosak a különféle szolgáltatások, helyszínek és programok koordinálásában.


  • Kreatív megközelítés és szakértelem: Egy rendezvényszervező segítségével egy vállalkozás egyedi és kreatív rendezvényt hozhat létre, amely kitűnik a versenytársaktól. A rendezvényszervezőknek általában széleskörű tapasztalatuk van a rendezvényszervezés terén, és képesek új ötletekkel és megoldásokkal szolgálni, hogy emlékezetessé tegyék az eseményt.


  • Logisztika és koordináció: Ha az esemény magában foglal sok logisztikai és koordinációs feladatot, mint például helyszínek foglalása, vendégregisztráció, catering, technikai felszerelés, szállítás stb., egy rendezvényszervező hatékonyan koordinálhatja és kezelheti ezeket a részleteket. Ez lehetővé teszi, hogy a vállalkozásnak ne kelljen aggódni az apróbb részletek miatt, és jobban koncentrálhasson az üzleti tevékenységére.


  • Tapasztalat és kapcsolatok: Rendezvényszervezők sok tapasztalattal rendelkeznek az események tervezése és lebonyolítása terén. Ez a tapasztalat segíthet abban, hogy a rendezvény simán és hatékonyan menjen végbe. Továbbá, a rendezvényszervezőknek gyakran vannak kapcsolataik és kedvezményes tarifáik a különböző szolgáltatókkal és helyszínekkel, ami a vállalkozásnak költségmegtakarítást eredményezhet.



Olvass tovább!


További cikkek a témában:

Comments


bottom of page