Mibe kerül, ha nem csinálsz semmit? Így döntsd el, mit automatizálj
Mindenhonnan azt hallod, hogy automatizálj. AI, robotok, integrációk, minden. És közben ott a kérdés a fejedben: tényleg megéri? Vagy csak kidobsz egy csomó pénzt egy szoftverre, amit fél év múlva senki nem használ?
Jó hír: erre nem kell megérzésből válaszolnod.
A döntés számolás kérdése
A Magyar Business Podcastban Haurik Tamás folyamatfejlesztési tanácsadó nagyon egyszerűen fogalmazta meg. Ha már ismered a folyamataidat, azt kell megnézned, melyik lépésnél nagyon magas az ismétlésszám, és melyik könnyen automatizálható. Utána pedig egymás mellé kell tenni, mennyibe kerül a gyorsítás, és mennyit spórolsz vele.
A példája jól mutatja a logikát. Ha évente ötször kell online aláírnod egy dokumentumot, nem biztos, hogy megéri bevezetni egy digitális aláíró szoftvert, még ha a bevezetés egyszerű is. Ilyenkor keresel egy olcsóbb alternatívát.
Mit csinálj?
Listázd az ismétlődő lépéseket. Ahol valaki adatot gépel át, űrlapot tölt ki, vagy két rendszer között másolgat, ott érdemes kezdeni.
Becsüld meg az időt. Mennyi ideig tart egy alkalommal, és hányszor fordul elő havonta?
Szorozd fel. Alkalmankénti idő szorozva az ismétlések számával, szorozva az óradíjjal. Ez az, amit most havonta elköltesz rá.
Tedd mellé a megoldás árát. Bevezetés, előfizetés, betanítás, karbantartás.
Hasonlítsd össze az alternatívákkal is. Nem minden problémára egy új szoftver a válasz. Néha egy jó sablon is elég.
Tamás tapasztalata szerint ha ezt a munkát elvégzed, a végén már nem nehéz dönteni, mert félúton kirajzolódik a jó megoldás.
A semmittevés ára
A kisebb cégeknél ez a döntés gyakran érzésből születik. Tamás szerint ilyenkor segít egy egyszerű kérdés: mi történik, ha nem csinálunk semmit, és minden marad így?
"Nevezhetjük láthatatlan költségnek, mert már hozzászoktunk, és a szemünk nem látja, és akkor ez nem fáj."
A semmittevésnek is vannak előnyei, például nem kell projektre költeni. De ha egymás mellé teszed, mennyibe kerül a mostani működés, és mennyibe a változtatás, a döntés sokkal beszédesebb lesz. Ha a bevezetés után egy költség a felére csökken, az már nem vélemény, hanem egy mérhető cél.
És az AI?
A beszélgetésben mindketten egyetértettünk abban, hogy az AI eszköz, nem varázsszer. Tamás szerint sokat spórolhatsz vele a kutatómunkán, a projekttervezésen vagy egy programkód megírásán, de nem dönt helyetted. Aki viszont nem foglalkozik vele, lemarad azoktól, akik használják.
Tipikus hibák
A divat alapján automatizálsz. Ha mindenki AI-ról beszél, az még nem jelenti, hogy nálad ott van a legnagyobb nyereség.
Ritka feladatra veszel drága eszközt. Az ismétlésszám a legfontosabb szám.
Nem számolod a karbantartást. Egy automatizálás nem egyszeri költség.
A láthatatlan költséget nullának veszed. Csak azért, mert megszoktad, még nem ingyenes.
Mi köze ennek a növekedéshez?
Minden óra, amit a csapatod gépies munkával tölt, hiányzik onnan, ahol a céged valóban fejlődni tudna: új ügyfelek, új szolgáltatás, vagy akár egy új piac. Az okos automatizálás nem embert vált ki, hanem időt szabadít fel arra, ami előre visz.
A teljes beszélgetésben Tamás azt is elmondja, hogyan számol megtérülést egy nagyobb rendszerbevezetésnél.
Ha szeretnéd tudni, hol folyik el a legtöbb idő a cégedben, számoljuk ki együtt.
Hozzászólások