Azt mondod, nincs folyamatod? Dehogynem, csak nem látod
"Nálunk nincsenek folyamatok, mi csak csináljuk." Ezt a mondatot rengeteg cégvezetőtől hallottam már. Általában büszkén mondják, mintha a rugalmasság jele lenne. Pedig valójában azt jelenti, hogy a céged működését senki nem látja egyben, és senki nem tudja megmondani, hol veszít időt.
Ha ráismersz magadra, nem vagy egyedül. És van rá megoldás.
A folyamat nem papírmunka
A folyamatfejlesztés szóra a legtöbb vállalkozó adminisztrációra gondol. Táblázatokra, szabályzatokra, amit senki nem olvas el. Ez félreértés. Egy folyamat egyszerűen az, ahogyan a munka eljut az elejétől a végéig: ki mit csinál, milyen sorrendben, és kinek adja tovább.
A Magyar Business Podcastban erről beszélgettem Haurik Tamással, aki közel két évtizede foglalkozik IT- és üzleti folyamatokkal. Szerinte a folyamat valójában minőségről, teljesítményről és határidőkről szól. Egy jó folyamat ezeket támogatja, egy rossz akadályozza.
"Az ügyfél azt mondja, hogy nincs folyamat, akkor is van folyamat, csak nem tud róla, maximum nem szereti így nevezni."
Így néz ki egy láthatatlan folyamat
Tamás példája annyira hétköznapi, hogy szinte fáj. A telefonos kolléga felveszi a hívást, három mondatot felír egy füzetbe, a jegyzetet odaadja a főnöknek, aki továbbadja egy harmadik kollégának, hogy végezze el a feladatot.
Ez is folyamat. Csak éppen felesleges körök vannak benne, és bevontak egy igazgatót egy olyan operatív feladatba, amelyhez semmi köze.
Ugyanígy működik a "naprakész információ" sok cégben: odamész egy kollégához, megkérdezed, hol tart, ő válaszol, te pedig öt perc múlva elfelejted. Ez is folyamat, csak szubjektív benyomásokra épül, nem adatokra.
Mit csinálj?
Válassz ki egy ismétlődő feladatot. Például egy ajánlatkérés útját az első telefontól a kiküldött ajánlatig.
Rajzold le dobozkákkal. Minden doboz egy lépés, minden nyíl egy átadás. Egy whiteboard elég hozzá.
Számold meg az átadásokat. Minden átadás egy lehetőség arra, hogy valami elakadjon vagy elvesszen.
Keresd a felesleges köröket. Van olyan lépés, ahol valaki csak továbbad valamit, de nem tesz hozzá semmit?
Kérdezd meg azt, aki csinálja. Ő pontosan tudja, hol akad el a munka, csak eddig senki nem kérdezte.
Ahogy a beszélgetésben is mondtam: ez nem rocket science. A nehézség az, hogy időt kell rá szakítani, rendszeresen. Ha egy-két évig hozzá sem nyúlsz, szinte újra kell kezdeni.
Miért kell hozzá külső szem?
Tamás elmesélte, hogy amikor egy ügyféllel lerajzolják a cég működését, az ügyfél gyakran azt mondja: ezt ő soha nem tudta volna felrajzolni. Nem azért, mert bonyolult, hanem mert magadnak sokkal nehezebb jó kérdéseket feltenni, mint valaki másnak. Belülről minden magától értetődik.
Tipikus hibák
Azt hiszed, a folyamat a nagy cégek dolga. Egy háromfős cégnek is van folyamata, csak kisebb.
Egyszer lerajzolod, aztán elfelejted. A cég változik, a folyamatábrának is változnia kell vele.
A dobozkák lesznek a cél. Nem a szép ábra számít, hanem az, hogy a csapat gyorsabban és kevesebb hibával dolgozzon.
Miért fontos ez, ha nőni akarsz?
Amíg a céged a fejedben működik, addig te vagy a határa. Ha növekedni szeretnél, új embereket felvenni, vagy egyszer akár külföldön is megjelenni, akkor a működést át kell tudnod adni. Amit nem látsz, azt átadni sem tudod.
A teljes beszélgetésben Tamás arról is mesél, hogyan világítja át egy cég működését pár óra alatt.
Ha szeretnéd látni, hol futnak felesleges körök a cégedben, nézzük meg együtt.
Hozzászólások