Neumann Noémi elmondja mi motiválta arra, hogy vállalkozásba kezdjen; milyen nehézségek voltak kezdetben; mit kell tudnia egy jó asszisztensnek; hogyan ruházzuk át a feladatokat
Motiváció a vállalkozóvá váláshoz
Noéminek nem volt tapasztalata a családján keresztül a vállalkozói léttel, sem a szülei, sem pedig másik családtagja nem végzett ilyen tevékenységi formát.
„Az egyik motivációm nekem az volt, hogy megmutassam a fiamnak, hogy ilyet is lehet.”
Kezdetben voltak mentorai és több szabadideje volt, ezért belépett önkéntesnek az ÉnPorjekthez (pszichológiai és egyéb tanácsadás), ahol az ügyfélszolgálat koordinálása volt a feladata. Itt találkozott Németh Lászlóval, akitől segítséget kért és kapott, ezáltal beleláthatott a kkv-k működésébe, ami fontos lépés volt számára.
„Volt egy elképzelésem, hogy hogy működnek. Tudtam, hogy nincs akkora rendszer, nincs akkora rend, nincs akkora szabályrendszer vagy kiszolgáló osztályuk stb., mint mondjuk egy multinál.”
Nem látta korábban, hogy mik a kis- és középvállalkozások napi nehézségei, amikkel küzdenek, ezáltal miben tudna ő segíteni nekik.
A párjától kapott egy fajta mintát, de ő már több tíz éve vállalkozó, ezért neki másképpen épült fel az üzlete, illetve az online dolgok akkoriban még nem voltak elterjedtek.
„Bárkitől kértem segítséget, támogatást mindenki azonnal segített és támogatott. Szóval nekem nagyon jó a tapasztalatom ezzel kapcsolatban. Jó emberek vesznek körül szerintem.”
Nehézségek kezdetben
„Nekem a legnagyobb kihívás az volt, hogy eladjam magam.”
Kezdetben mint vállalkozó ő képviseli a brandet, az ügyfélnek belé kell bizalmat fektetnie, tulajdonképpen saját magát, a saját tudását kell értékesíteni a piacon. A kezdeti nehézségek után megtalálta saját útját, elkezdet nagyon sokat posztolni főleg a Facebookon, ahol az ismerősök megosztották a tartalmait.
Itt is pozitív tapasztalatai voltak, mert az emberek tudatták, hogy szívesen segítenek neki bármiben.
„Már akkor volt egy ilyen kezdeti támogató közeg.”
Számára nagyon jól működött az, hogy sokat posztolt, több ügyfele is érkezett innen, majd ezt követően elkezdte építeni a LinkedIn profilját, ahonnan szintén jöttek a megbízások.
Kezdeti nehézségek közé tartozott még az időmenedzsment és annak is az a része, amikor még nem voltak fix munkák, fix határidők, de minden nap ki kellet tűzni célokat és haladni kellett a vállalkozás építésével.
„Szerintem az nagyon nehéz, hogy akkor nem szétesni, akkor nem elherdálni az időt, hanem fókuszáltan menni előre és kitartóan, szerintem az az időszak a legnehezebb.”
Mikor van szükség asszisztensre?
Már akár egyéni vállalkozóknál is lehetnek olyan feladatok, melyek időt vesznek el, de sokkal hasznosabb volna számára, ha cégépítésre, fejlesztésre tudná fordítani azt az időt, nem pedig mondjuk adminisztrációs feladatokra.
„Sokan nem tudják, de egyébként a virtuális asszisztenciának ez a csodája különben, hogyha napi 2 órára van szüksége valakinek asszisztensből, akkor tud napi 2 órában is asszisztens kapni.”
Az a fontos, hogy közben a felszabadult időben a vállalkozó vagy bárki, aki segítséget kap maga mellé tud e hozzáadott értéket termelni a cégnek, hiszen csak ekkor van értelme a kiszervezésnek.
Noémi azt a verziót szereti, amikor már több fő dolgozik a cégben és őket lehet koordinálni, akár a belső- és külsőkommunikációt, akár a marketinget, akár a stratégiai feladatokat. Ezért is van az, hogy hobbiként vezetői tréningeket, podcastokat hallgat, mert imádja a vezetői feladatokat.
„Hogyha az ember leírja az összes feladatát egy papírra és elkezdi aláhúzni, hogy mi az amit egyébként más is meg tudna csinálni helyette, akkor egyértelműen látni fogja hogy ki tud e szervezni valamit.”
Mit kell tudnia egy jó asszisztensnek?
Felsőfokú kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie.
„Kell tudni hallgatni, kell tudni figyelni, kell tudni ráhangolódni a másikra, a megfelelő módon kommunikálni.”
Diplomáciai érzék kell hozzá.
Alap protokoll tudás elengedhetetlen.
Vezetői skillek tudása valamilyen szinten.
Feladatok átruházása az asszisztensre
Ha felsővezető mellé keresünk asszisztens és előre tudjuk, hogy sok feladatba szeretnénk bevonni, akkor első lépésként a céges kultúra megismertetésével kellene kezdeni.
„Mi az amit mi képviselünk, mi az amit a kollégáktól is elvárunk, hogy képviseljenek.”
A következő fontos lépés a stratégia megismertetése.
„Minél inkább megbízunk az asszisztensben, annál inkább fog tudni ő is bizalmat szavazni és ő is azonosulni a céggel.”
Nehéz feladat megbízni egymásban, de nagyon fontos a közös munkában, hiszen csak így tud igazán segíteni egy asszisztens a vezetőnek vagy bárki másnak.
Egyes esetekben a feladatok közepette találja magát az asszisztens és rajta múlik, hogy boldogul e, de jobb eset az amikor van egy előd, akitől átveszi a feladatokat és tanulhat. Noémi azt ajánlja, hogy kezdetben az asszisztens és a vezető napi szinten meetinget tartsanak, és akár ezt hosszú távon is folytassák.
„Mert át kell látni együtt az emaileket, az időpontokat, a meetingeket, az egész hetet, a következő hetet…”
Továbbá a virtuális asszisztenciában is azt támogatja, hogy legalább az első pár találkozó személyesen történjen.
Olvass tovább!
További cikkek a témában:
Neumann Noémi: motiváció, nehézségek, jó asszisztens, feladatok átruházása
Neumann Noémi: egyediség, problémák, tanácsok, mentorok, coachok