top of page

Magyar Business Blog

Post: Blog2_Post

Gyulay Tibor: A tudásmenedzsment beépítése a vállalkozásba

Frissítve: 2023. márc. 15.

Gyulay Tibortól megtudhatjuk hogyan kell beépíteni a tudásmenedzsmentet a vállalkozásba


<< 3/6 >>



Tudásmenedzsment beépítése a vállalkozásba


„Elmondhatjuk azt, hogy a tudásmenedzsment az minden üzleti tevékenységnél jelen van.”

Nem is az szokott a fő szempont lenni, hogy a tudásmenedzsmentet bevezessék a vállalkozásba, hanem a meglévő folyamatokat hatékonyabbá kell tenni, amik az értéket termelik. Itt meg kell keresni hol vannak a veszteségforrások, a veszélyes pontok és ha használjuk a tudásmenedzsment eszköztárát, akkor nagyon hatékonyan tudunk változtatni ezeken a tényezőkön.


Például, ha van egy dolgozó a szervezeten belül, aki kevésbé hatékony a többi alkalmazotthoz képest, akik ugyanazt a munkát végzik el, meg kell keresni, hogy hol van a probléma. A probléma lehet motivációs jellegű, tudás miatti, vagy kompetencia hiánya okozza.


Egy feladat elvégzéséhez 3 dolgot kell tudni:

  1. Mik a feladat lépései, mit kell csinálnom?

  2. Hogyan kell ezt csinálnom?

  3. Hogyan kell jól csinálnom?


A harmadik lépés esetében nagyon fontos a rutin, a tapasztalat, milyen módszereket trükköket alkalmaz az, aki évek óta ezt csinálja, hogy hatékony legyen. És jó lenne, ha egy új dolgozó sokkal gyorsabban sajátítaná el ezeket a fogásokat.


Erre több módszer is jó lehet:

  • mentort rendelünk hozzá,

  • tapasztalt munkatárs mellé tesszük (el kell lesnie a dolgokat, figyelnie, kérdeznie kell),

  • vagy nagyon jó betanulási anyagot készítünk el.


Ha készítünk egy anyagot, ami megfelelően felkészíti az új munkatársat a munkájára, azt többszörösen fel tudjuk használni, ezért fontos jó helyen tárolni, készíteni kell egy tudástárat. A tudástár nem csak az új belépőknek hasznos, hanem a régebbi dolgozók is egymás hatékonyságát megfigyelhetik és ha nem megfelelő gyakorlatot követnek, akkor lesz példa, hogy hogyan tudnak változtatni a munkafolyamaton, hogy az még eredményesebb legyen.


El kell kezdeni építeni egy tudásbázist, ami biztosítja azt, hogy mindig megtaláljuk a megfelelő információkat, tudjuk azt, hogy aktuális e még az a tudáselem, és ha már nem jó, akkor hogy tudom jelezni, hogy változtatni kellene.


„Lépésről lépésre haladunk, kis lépésekkel és a józan paraszti ész használatával építjük a tudásmenedzsment rendszerünket.”

A hatékonyságra rövid időn belül szükség van, ezért a korábbi gondolkodásukon változtattak Tiborék.


„Nem tudásmenedzsmentet vezetünk be, hanem megtaláljuk azokat a szervezeti lehetőségeket, problémákat, amit tudásmenedzsment eszköztárral jobban meg lehet oldani, mint hagyományosan.”

Példa: Egy szervezetben nagy a fluktuáció, ez alap esetben HR probléma lenne, de tudásmenedzsment alapú megoldásokat is alkalmazhatunk ebben az esetben. Nem mindegy, hogy a távozó dolgozó mekkora tudást visz magával. Egy tudásmenedzsment megoldás, ha megkeressük a kulcsembereket és stratégiát dolgozunk ki az ő megtartásukra a tudásukkal együtt. Mivel nem tarthatom meg örökre a kulcsembert ezért el kell kezdeni az ő tudását betáplálni a szervezeti tudástárba. Így csökkenthető az a kockázat és veszteség, amivel egy ember távozása jár egy szervezet működésében.


Ekképpen kezelhető egy probléma a tudásmenedzsment szemszögéből.


Úgy is megoldható a fluktuáció problémája, hogy kidolgozunk egy olyan onboarding (betanulási) folyamatot, ami rövidebb idő alatt juttatja el az új alkalmazottat arra tudásbeli szintre, hogy termelőképes legyen.




A tudásmenedzsmentet felépítése a vállalkozásban példán keresztül


Szoftveres cégbe új munkatárs érkezik, ki volt találva folyamat szerint, hogy milyen munkakörben kik végzik az ő betanítását. De ez a tanítási folyamat nagy megterhelést jelent a szenior programozóknak, mert sok időt vesz igénybe (több hét-hónap) és a próbaidőszak leteltével nem biztos, hogy ott marad a munkavállaló. Ha nem marad, akkor jön egy újabb ember és újra kezdődik a betanítás folyamata.


Erre a problémára egy lehetséges megoldást találtak ki. Rögzítették a betanítás folyamatát videó formájában, amit aztán többrétűen is fel tudnak használni. Egyrészt az utána következő új alkalmazottakat már ennek segítségével taníthatják be. A régebbi dolgozóknak is elérhetővé tették az anyagokat, ezáltal azok folyamatosan frissen tarthatják tudásukat.


Még ezt is tovább tudták fejleszteni és kérdéseket dolgoztak ki lehetséges válasz alternatívákkal, és ezeket a kérdéseket a hét folyamán fel tudták tenni, így mindig mindenki naprakész tud lenni a tudásanyagot illetően.


Ilyen módon olyan tudás alapú rendszerek építhetőek ki a szervezetben, melyek időt, energiát és pénzt spórolnak a vállalat számára, illetve hosszú távon is felhasználható akár többféle módon is.




A tudásmenedzsment olcsó


Rengeteg internetes program áll rendelkezésre, melyek segítségével rendszereket építhetünk ki: Google drive, Miro, Trello, Office programok, Times, SharePoint. Ezek egy része ingyenes, illetve a fizetős verziók sem túl drágák.


„A felismeréssel kezdődik, hogy ezt a misztikumot levegyük róla. A józan paraszti ésszel nagyon messzire el lehet jutni. Ezek az egyszerű intézkedések kitermelik esetleg a nagyobb befektetés feltételeit.”

Nagyon hatékony módszerek vannak, melyek az energiabefektetéshez képest nagyon sok pénzt spórolhatnak meg, illetve növelik a hatékonyságot is.



Olvass tovább!


További cikkek a témában:

Comentarios


bottom of page