Gyulay Tibortól megtudhatjuk hogyan kell beépíteni a tudásmenedzsmentet a vállalkozásba
Tudásmenedzsment beépítése a vállalkozásba
„Elmondhatjuk azt, hogy a tudásmenedzsment az minden üzleti tevékenységnél jelen van.”
Nem is az szokott a fő szempont lenni, hogy a tudásmenedzsmentet bevezessék a vállalkozásba, hanem a meglévő folyamatokat hatékonyabbá kell tenni, amik az értéket termelik. Itt meg kell keresni hol vannak a veszteségforrások, a veszélyes pontok és ha használjuk a tudásmenedzsment eszköztárát, akkor nagyon hatékonyan tudunk változtatni ezeken a tényezőkön.
Például, ha van egy dolgozó a szervezeten belül, aki kevésbé hatékony a többi alkalmazotthoz képest, akik ugyanazt a munkát végzik el, meg kell keresni, hogy hol van a probléma. A probléma lehet motivációs jellegű, tudás miatti, vagy kompetencia hiánya okozza.
Egy feladat elvégzéséhez 3 dolgot kell tudni:
Mik a feladat lépései, mit kell csinálnom?
Hogyan kell ezt csinálnom?
Hogyan kell jól csinálnom?
A harmadik lépés esetében nagyon fontos a rutin, a tapasztalat, milyen módszereket trükköket alkalmaz az, aki évek óta ezt csinálja, hogy hatékony legyen. És jó lenne, ha egy új dolgozó sokkal gyorsabban sajátítaná el ezeket a fogásokat.
Erre több módszer is jó lehet:
mentort rendelünk hozzá,
tapasztalt munkatárs mellé tesszük (el kell lesnie a dolgokat, figyelnie, kérdeznie kell),
vagy nagyon jó betanulási anyagot készítünk el.
Ha készítünk egy anyagot, ami megfelelően felkészíti az új munkatársat a munkájára, azt többszörösen fel tudjuk használni, ezért fontos jó helyen tárolni, készíteni kell egy tudástárat. A tudástár nem csak az új belépőknek hasznos, hanem a régebbi dolgozók is egymás hatékonyságát megfigyelhetik és ha nem megfelelő gyakorlatot követnek, akkor lesz példa, hogy hogyan tudnak változtatni a munkafolyamaton, hogy az még eredményesebb legyen.
El kell kezdeni építeni egy tudásbázist, ami biztosítja azt, hogy mindig megtaláljuk a megfelelő információkat, tudjuk azt, hogy aktuális e még az a tudáselem, és ha már nem jó, akkor hogy tudom jelezni, hogy változtatni kellene.
„Lépésről lépésre haladunk, kis lépésekkel és a józan paraszti ész használatával építjük a tudásmenedzsment rendszerünket.”
A hatékonyságra rövid időn belül szükség van, ezért a korábbi gondolkodásukon változtattak Tiborék.
„Nem tudásmenedzsmentet vezetünk be, hanem megtaláljuk azokat a szervezeti lehetőségeket, problémákat, amit tudásmenedzsment eszköztárral jobban meg lehet oldani, mint hagyományosan.”
Példa: Egy szervezetben nagy a fluktuáció, ez alap esetben HR probléma lenne, de tudásmenedzsment alapú megoldásokat is alkalmazhatunk ebben az esetben. Nem mindegy, hogy a távozó dolgozó mekkora tudást visz magával. Egy tudásmenedzsment megoldás, ha megkeressük a kulcsembereket és stratégiát dolgozunk ki az ő megtartásukra a tudásukkal együtt. Mivel nem tarthatom meg örökre a kulcsembert ezért el kell kezdeni az ő tudását betáplálni a szervezeti tudástárba. Így csökkenthető az a kockázat és veszteség, amivel egy ember távozása jár egy szervezet működésében.
Ekképpen kezelhető egy probléma a tudásmenedzsment szemszögéből.
Úgy is megoldható a fluktuáció problémája, hogy kidolgozunk egy olyan onboarding (betanulási) folyamatot, ami rövidebb idő alatt juttatja el az új alkalmazottat arra tudásbeli szintre, hogy termelőképes legyen.
A tudásmenedzsmentet felépítése a vállalkozásban példán keresztül
Szoftveres cégbe új munkatárs érkezik, ki volt találva folyamat szerint, hogy milyen munkakörben kik végzik az ő betanítását. De ez a tanítási folyamat nagy megterhelést jelent a szenior programozóknak, mert sok időt vesz igénybe (több hét-hónap) és a próbaidőszak leteltével nem biztos, hogy ott marad a munkavállaló. Ha nem marad, akkor jön egy újabb ember és újra kezdődik a betanítás folyamata.
Erre a problémára egy lehetséges megoldást találtak ki. Rögzítették a betanítás folyamatát videó formájában, amit aztán többrétűen is fel tudnak használni. Egyrészt az utána következő új alkalmazottakat már ennek segítségével taníthatják be. A régebbi dolgozóknak is elérhetővé tették az anyagokat, ezáltal azok folyamatosan frissen tarthatják tudásukat.
Még ezt is tovább tudták fejleszteni és kérdéseket dolgoztak ki lehetséges válasz alternatívákkal, és ezeket a kérdéseket a hét folyamán fel tudták tenni, így mindig mindenki naprakész tud lenni a tudásanyagot illetően.
Ilyen módon olyan tudás alapú rendszerek építhetőek ki a szervezetben, melyek időt, energiát és pénzt spórolnak a vállalat számára, illetve hosszú távon is felhasználható akár többféle módon is.
A tudásmenedzsment olcsó
Rengeteg internetes program áll rendelkezésre, melyek segítségével rendszereket építhetünk ki: Google drive, Miro, Trello, Office programok, Times, SharePoint. Ezek egy része ingyenes, illetve a fizetős verziók sem túl drágák.
„A felismeréssel kezdődik, hogy ezt a misztikumot levegyük róla. A józan paraszti ésszel nagyon messzire el lehet jutni. Ezek az egyszerű intézkedések kitermelik esetleg a nagyobb befektetés feltételeit.”
Nagyon hatékony módszerek vannak, melyek az energiabefektetéshez képest nagyon sok pénzt spórolhatnak meg, illetve növelik a hatékonyságot is.
Olvass tovább!
További cikkek a témában:
Gyulay Tibor: A tudásmenedzsment beépítése a vállalkozásba